Begrippen

DUTO wiki >  Begrippen

• DUTO wiki
• Waarom DUTO?
• Kwaliteitseisen
• Aan de slag
• DUTO-scan
• Doel en doelgroep
• Verantwoording
• Overzicht wijzigingen
• Begrippen
• Bronnen

De duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is een relatief nieuw werkterrein. Verschillende professies komen daarin samen en nemen hun eigen rekerentiekader en begripsduiding mee. Voor een goede interpretatie en gebruik van de DUTO-eisen is het echter van belang dat gebruikers dezelfde taal spreken. Om die reden zijn bij DUTO definities opgenomen van de belangrijkste gebruikte begrippen.

In het overzicht onder deze tekst staan de begrippen, zoals deze zijn vastgesteld (gepubliceerd) door de stuurgroep van 12 april 2016 (versieEen afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan. 1.0). Voor concepten en begrippen uit vorige versies, bekijk het overzicht van alle begrippen.

Informatie over de uitgangspunten bij het opstellen van de DUTO-begrippen.

Begrip	Definitie
Aggregatie	Een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. dat is samengesteld uit andere informatieobjecten (de componenten van de aggregatieEen informatieobject dat is samengesteld uit andere informatieobjecten (de componenten van de aggregatie).).
Archiefbescheiden	Informatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995.
Archiefbewaarplaats	Een bij of volgens de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats die het beheer van blijvend te bewaren overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. als taak heeft en daarin gespecialiseerd is.
Archiefruimte	Een ruimte, bestemd of aangewezen, voor de bewaring van archiefbescheidenInformatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995. in afwachting van hun overbrengingVerplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen.
Archiefstuk	Enkelvoud van 'archiefbescheiden'.
Authentiek informatieobject	Informatieobject waarvan kan worden bewezen: a) dat het is wat het beweert te zijn; b) dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden, en c) dat het opgemaakt of verzonden is op het tijdstip als aangegeven.
Beheeromgeving	Geheel van voorzieningen waar een beheerder over kan beschikken om informatie te beheren.
Bewaartermijn	De termijn waarna de zorgdragerDegene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. een informatieobject moet vernietigenProces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. dat voor vernietiging in aanmerking komt.
Bronapplicatie	Eerste beheerapplicatie van een informatieobject.
Bronproces	Het werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt.
Categorie	Aanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschemaAanduiding van het systematisch ordenen van entiteiten in categorieën..
Classificatie	Ordening van entiteiten in categorieën op basis een classificatieschema.
Classificatieschema	Aanduiding van het systematisch ordenen van entiteiten in categorieën.
Computerbestand	Geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat (computer, smartphone, videorecorder enzovoort) onder één naam kan worden behandeld en aangesproken.
Context	De entiteiten die direct en/of indirect de inhoud, structuur en wijze van bevraging van een informatieobject bepalen.
Conversie	Het omzetten van een informatieobject van het ene medium naar het andere, of van het ene formaat naar het andere.
Digitaal depot	Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale informatie mogelijk maakt.
Duurzaam bestandsformaat	Bestandsformaat dat als geschikt is beoordeeld voor de vastlegging van een duurzaam informatieobjectInformatieobject dat voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitscriteria gedurende de hele beoogde levensduur..
Duurzaam informatieobject	Informatieobject dat voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitscriteria gedurende de hele beoogde levensduur.
Duurzaam toegankelijk	Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.
Eis	Behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is.
Entiteit	Elk concreet of abstract ding dat bestaat, bestond of zou kunnen bestaan, met inbegrip van de onderlinge verbanden tussen deze dingen
Export	Presentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor machinale interpretatie.
Gebruiksomgeving	Geheel van voorzieningen waar een gebruiker (mens of machine) over kan beschikken om toegangRecht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie. te krijgen tot informatie.
Historische versie	Voorgaande versie van een informatieobject.
Identificatiekenmerk	Uniek kenmerk van een entiteitElk concreet of abstract ding dat bestaat, bestond of zou kunnen bestaan, met inbegrip van de onderlinge verbanden tussen deze dingen.
Informatiemodel	Beschrijving van de structuur en betekenis van de informatieobjecten in een bepaald domein.
Informatieobject	Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.
Kwaliteitsmanagementsysteem	Het geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende elementen waarmee de organisatie beleid en doelstellingen bepaalt voor de kwaliteit van het informatiebeheer, inclusief het behalen van deze doelstellingen.
Metagegevens	Gegevens die een informatieobject beschrijven.
Metagegevensschema	Beschrijving van de structuur en betekenis van de metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven. van een informatieobject.
Migratie	Handeling waarbij records worden overgezet van het ene systeem naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid.
Ondersteunde gebruikersomgeving	Gebruikersomgeving die door de zorgdrager ondersteund wordt voor de weergavePresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie. van zijn informatieobjecten.
Open standaard	Afspraken vastgelegd in specificatiedocumenten die beheerd worden in een open standaardisatieproces dat voldoet aan: laagdrempelige beschikbaarheid van documentatie, geen hindernissen op basis van intellectuele eigendomsrechten, inspraakmogelijkheden, en onafhankelijkheid en duurzaamheid van de standaardisatie-organisatie.
Overbrenging	Verplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaatsEen bij of volgens de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats die het beheer van blijvend te bewaren overheidsinformatie als taak heeft en daarin gespecialiseerd is. over te dragen
Overheidsinformatie	Informatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.
Overheidsorgaan	Organisatie die volgens de Archiefwet 1995 een overheidsorgaanOrganisatie die volgens de Archiefwet 1995 een overheidsorgaan is. is.
Preservering	Processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorgDe algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, elk op eigen terrein. voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefstukken door de tijd heen.
Proces	Samenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.
Procesgebonden informatie(object)	Informatie(object) ontvangen of gemaakt bij het uitvoeren van een werkproces (het bronprocesHet werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt.).
Selectie	a. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. b. Activiteit binnen de selectiea. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. b. Activiteit binnen de selectie als onder a. waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden. als onder a. waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.
Selectielijst	Beschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.
Substitutie	Het vervangenReproductie van records met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke records te kunnen overgaan. van archiefinformatie door reproducties. De originelen worden vernietigd.
Toegang	Recht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie.
Toegankelijke informatie	Informatie die binnen redelijke tijd vindbaar en bruikbaar is.
Toegankelijkheidsniveau	Vastgestelde set kwaliteitseisen voor de toegankelijkheid van informatieobjecten die behoren tot een bepaalde risicoklasse.
Toegankelijksheidsniveau	Beschrijving van een verzameling kwaliteitseisen ten aanzien van de duurzame toegankelijkheid van informatie.
Verklaring van vernietiging	Een verklaring of procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.-verbaal waarin de vernietiging van informatieobjecten wordt vastgelegd.
Vernietigen	Proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden.
Versie	Een afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan.
Versiereeks	Reeks van opeenvolgende informatieobjecten die door wijzigingen op die informatieobjecten is ontstaan.
Vertaalschema	Instructie hoe metagegevens die voldoen aan metagegevensschemaBeschrijving van de structuur en betekenis van de metagegevens van een informatieobject. A, vertaald kunnen worden naar metagegevens die voldoen aan metagegevensschema B.
Vervangen	Reproductie van records met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke records te kunnen overgaan.
Waardering	Activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de contextDe entiteiten die direct en/of indirect de inhoud, structuur en wijze van bevraging van een informatieobject bepalen. van informatieobjecten wordt bepaald welke categorieën informatieobjecten voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.
Weergave	Presentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie.
Zaak	Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.
Zorg	De algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, elk op eigen terrein.
Zorgdrager	Degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.