Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Bewaartermijn op basis van metagegevens (Vervallen)

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Bewaartermijn op basis van metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven. (Vervallen)
info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. bevat metagegevens die aangeven of het informatieobject blijvend wordt bewaard of zal worden vernietigd na het aflopen van de eveneens als metagegeven vastgelegde bewaartermijnDe termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt..

Toelichting

Reden vervallen: betreft eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. aan metagegevens. Daarvoor wordt nu verwezen naar de Richtlijn Metagegevens Overheid.

Of een informatieobject bewaard moet worden en voor hoe lang, is per benoemde categorieAanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschema. informatieobjecten vastgelegd in een vastgestelde selectielijstBeschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.. Zie Eis 32. Heeft een categorie informatieobjecten een bewaartermijn, dan moet die bewaartermijn als metagegeven bij een informatieobject worden opgenomen. In de praktijk kan men een bewaartermijn op twee manieren als metagegeven vastleggen:

  • als een termijn en de datum waarop die termijn begint te lopen;
  • als de (berekende) datum waarop de termijn afloopt. Op die datum moet het desbetreffende informatieobject worden vernietigd.  
In het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is bijvoorbeeld gekozen voor de laatste methode. Het TMLO beschouwt de datum als een 'gepland event'. Merk op dat zo'n datum een zogeheten 'afgeleid gegeven' is. NORA legt uit dat gegevens pas moeten worden afgeleid op het moment dat ze nodig zijn; aan het bewaren van afgeleide gegevens zijn vaak nadelen verbonden. Dat is ook hier het geval. Soms moet informatie worden geherwaardeerd (bijvoorbeeld: besluitvorming rondom een gebeurtenis met een grote maatschappelijke impact) en wordt de bewaartermijn aangepast. Aanpassing van de bewaartermijn is lastig als de datum van vernietigenProces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. is vastgelegd. En niet de bewaartermijn en de datum waarop die termijn is gaan lopen.


Bronverwijzingen

Bronnen die deze eis - op het niveau van eisen in wet- en regelgeving en overheidsstandaarden - onderbouwen zijn:

Artikel 19 van de Archiefregeling verwijst naar:

Overweging

Selectielijsten zijn doorgaans gericht op ofwel 'niet bewaren' ofwel 'langdurig bewaren' (een jaar of meer). Maar in de praktijk is het vaak handig (en nodig) om 'niet langdurig te bewaren informatie' wel (kortdurend) te bewaren. Een werkversie bijvoorbeeld. Die hoeft men vaak niet te bewaren als documentatie van het werkproces. Maar wel om er later aan verder te kunnen werken. In praktijk zijn er dus vier mogelijkheden: # niet bewaren;

  1. kort bewaren, zonder dat sprake is van een door een selectielijst voorgeschreven bewaartermijn (de archiefwereld benoemt deze variant doorgaans niet);
  2. langer bewaren, met een door een selectielijst voorgeschreven bewaartermijn;
  3. blijvend bewaren.

Publicatiestatus

Vervallen

Kwaliteitscriteria



wiki Nationaal Archief