Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Procesgang (Vervallen)

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Procesgang (Vervallen)
DUTO-0002info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Van elk uitgevoerd procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak. is de procesgang vastgelegd.

Toelichting

Reden vervallen: betreft eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. aan metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven.. Daarvoor wordt nu verwezen naar de Richtlijn Metagegevens Overheid.

De overheid moet uitgevoerde processen kunnen reconstrueren. Dat moet onder andere voor bewijsvoering en voor het afleggen van verantwoording. Voor die reconstructie moet niet alleen de in het proces gebruikte informatie worden bewaard. Maar ook de informatie die de procesgang beschrijft, de zogenoemde procesinformatie. Bij procesinformatie wordt onder meer gedocumenteerd welke processtappen zijn uitgevoerd, wanneer die zijn uitgevoerd en door wie. Het per uitgevoerd proces vastleggen van procesinformatie heet ook wel 'logging' of 'tracking & tranig'.

Bij het maken van procesinformatie wordt gebruik gemaakt van de procesbeschrijvingen (zie Eis 1). Het vastleggen van procesinformatie gebeurt in de praktijk vaak in het desbetreffende dossier, bij een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. het 'zaakdossier'. De informatie over het uitgevoerde proces is dan gekoppeld aan alle informatieobjecten die onderdeel zijn van het dossier. Bij zaakgericht werken beschrijft de vastgelegde procesinformatie onder andere de processtappen en de statusovergangen naar een volgende processtap. Vaak legt men per statusovergang in elk geval vast wat de nieuwe status (oftewel processtap) is, op welke datum die is bereikt en welke behandelaar of coördinator dat heeft vastgesteld en vastgelegd. Een deel van deze informatie wordt dan gehaald uit de zaaktypecatalogus die parameters bevat die het desbetreffende gestandaardiseerde proces (in ieder geval deels) beschrijven. 

Eis 2 hangt samen met andere DUTO-eisen. Eis 2 is onderdeel van een set DUTO-eisen die samen gaan over het organiseren en vastleggen van procesinformatie. Eis 2 heeft in ieder geval een directe relatie met:

  • Eis 5, die zegt dat de processen van de organisatie zijn ingedeeld in categorieën;
  • Eis 1, die zegt dat er een procesbeschrijving is van alle categorieën processen;
  • Eis 15, die zegt dat bij elk informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. in de metagegevens het bronprocesHet werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt. is vastgelegd. Dat zijn doorgaans de namen van de categorieën zoals benoemd in Eis 5 (zie verder de toelichting bij die eis).


Bronverwijzingen

De redactie vond in wet- en regelgeving en in overheidsstandaarden nauwelijks bronnen die - op het niveau van eisen - deze eis onderbouwen. Volgens de bronnen moeten aan een informatieobject namelijk wel metagegevens worden toegevoegd over het proces waarin de informatie beschikbaar is gekomen. Maar de bronnen zeggen niet dat ook de procesgang moet worden gedocumenteerd. Deze eis gaat dus een stap verder dan wat wet- en regelgeving voorschrijven. Voor de volledigheid wordt die wet- en regelgeving hier toch genoemd:

Artikel 19 van de Archiefregeling verwijst naar:

Overweging

Het vastleggen van procesinformatie zit ook in Eis 15. Dat kan dubbelop lijken. Het voorstel is om eerst te formuleren wat we (op termijn) willen met alle eisen die clusters van metagegevens als eis benoemen, en dat doen in relatie tot bestaande standaarden.

Mogelijk bedoelen we in samenhang het volgende:

  • processen zijn ingedeeld in categorieën;
  • van elke categorieAanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschema. processen is er een procesbeschrijving;
  • per informatieobject is vastgelegd bij welke categorie processen en daarmee bij welke standaard procesbeschrijving het object hoort/beschikbaar is gekomen;
  • uitgevoerde procesinstanties zijn beschreven in de betekenis dat de uitvoering is gedocumenteerd;
  • per informatieobject is vastgelegd bij welke procesinstantie en bijbehorende beschrijving het object hoort.

Een en ander is in samenhang en zoals hierboven beschreven uitgewerkt.

Publicatiestatus

Vervallen

Kwaliteitscriteria



wiki Nationaal Archief