Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Metagegevensschema (Vervallen)

Regel 3: Regel 3:
 
|Prefix=Eis
 
|Prefix=Eis
 
|Nummer=(vervallen)
 
|Nummer=(vervallen)
|Nr. DUTO 0.1=6
 
 
|ID=DUTO-0012
 
|ID=DUTO-0012
 
|Eis=Er is een vastgesteld metagegevensschema voor het toevoegen van metagegevens aan informatieobjecten.
 
|Eis=Er is een vastgesteld metagegevensschema voor het toevoegen van metagegevens aan informatieobjecten.

Versie van 3 aug 2016 om 14:25

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Metagegevensschema (Vervallen)
info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Er is een vastgesteld metagegevensschemaBeschrijving van de structuur en betekenis van de metagegevens van een informatieobject. voor het toevoegen van metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven. aan informatieobjecten.

Toelichting

Reden vervallen: metagegevensschema is onderdeel van het informatiemodelBeschrijving van de structuur en betekenis van de informatieobjecten in een bepaald domein..

Een metagegevensschema specificeert welke metagegevens de organisatie toevoegt aan informatieobjecten. Het schema zegt bij voorkeur ook uit welke waardenverzamelingen men daarbij kan putten: per informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. en metagegevenssoort kiest men een waarde uit de waardenverzameling, waarna men die waarde als metagegeven toevoegt aan het informatieobject.* Bij een metagegevensschema op basis van het een-entiteitenmodel, bestaan de metagegevens van een informatieobject uit attributen - oftewel kenmerken. De soorten metagegevens in zo'n metagegevensschema zijn attribuuttypen. En de waarden in de waardenverzameling zijn attribuutwaarden. Worden zulke waarden toegevoegd aan het informatieobject, dan hebben die waarden de betekenis van metagegevens en de vorm van kenmerken van het informatieobject.

  • Bij een metagegevensschema op basis van een meer-entiteitenmodel , heeft een deel van de metagegevens nog steeds de vorm van attributen van dat informatieobject. Daarnaast bestaat een ander deel van de metagegevens uit entiteiten, met per entiteitElk concreet of abstract ding dat bestaat, bestond of zou kunnen bestaan, met inbegrip van de onderlinge verbanden tussen deze dingen attributen. Het metagegevensschema specificeert dan naast attribuuttypen ook entiteittypen.

De metagegevensstandaard Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) versie 1.1 gaat uit van het één-entiteitenmodel. De NEN-ISO-standaard 23081 voor metagegevens en de metagegevensstandaard Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie gaan beide uit van het meer-entiteitenmodel. Met naast de entiteit 'record/informatieobject' vier extra entiteiten: * Actor

  • (Bedrijfs)activiteit
  • Mandaat
  • Relatie

De attribuuttypen in een metagegevensschema hebben een attribuutnaam. Daarnaast kan zo'n attribuuttype ook een waardenverzameling hebben. Die waardenverzameling kan een paar verschillende vormen hebben:# een voorgeschreven formaat, zoals 'jjjjmmdd' of 'tekst'. Bijvoorbeeld: 'tekst' bij element 6 in het TMLO; twee keer een datum volgens 'jjjjmmdd', gescheiden door een streepje in element 5.4: 'datum' in het TMLO;

  1. condities waaraan de waarden moeten voldoen, met bijvoorbeeld benoemde grenzen waar de waarden binnen moeten vallen. Of: de waarde moet gelijk zijn aan het resultaat van een formule;
  2. een lijst (opsomming) van concrete waarden, oftewel een waardenlijst. Bijvoorbeeld: de benoemde waardenverzameling voor element 3: 'aggregatieniveau' in het TMLO.

Bij alle varianten kan de hele specificatie zijn opgenomen in het metagegevensschema zelf. Maar bij variant 3 - de waardenlijst - kan de specificatie ook een verwijzing zijn naar een waardenlijst buiten het metagegevensschema. Zo'n waardenlijst heeft vooral de vorm van:

  • categorieën in een classificatieschemaAanduiding van het systematisch ordenen van entiteiten in categorieën., zoals de categorieën 'processen' in een classificatieschema voor processen zoals benoemd in Eis 1. Voorbeeld 1: element 15C.2.4: 'Naam (van het procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.)' in het TMLO. Bij waardenverzameling is daar geformuleerd: "Het verdient aanbeveling om de naam van het proces te ontlenen aan een waardenlijst, zoals een zaaktypecatalogus (ZTC)". Zo'n ZTC bevat categorieën van processen; het is daarmee ook een classificatieschema voor processen, zoals bedoeld in Eis 1;Voorbeeld 2: element 19.1: 'Redactie/genre'  in het TMLO. Daar wordt bij waardenverzameling vermeld: "Bij voorkeur de documenttypen zoals benoemd in NEN 2084". Die NEN 2084 is een classificatieschema zoals bedoeld in Eis 6;
  • registratie in de vorm van een database met gestructureerde gegevens. Bij metagegevens over actoren (of meer specifiek: auteurs) is dat bijvoorbeeld een registratie van de medewerkers van een organisatie.Voorbeeld 1: element 7: 'Plaats' in het TMLO. Voor de waardenverzameling verwijst men naar de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen).Voorbeeld 2: element 15C.1.4.2: 'Geautoriseerde naam' in het TMLO. Dit element kan men gebruiken om medewerkers als metagegevens toe te voegen aan een informatieobject en een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.. Aanbevolen wordt om de naam van een actor te ontlenen aan een waardenlijst. Uit de genoemde voorbeelden blijkt dat het dan onder andere gaat om een registratie van de medewerkers van een organisatie.

Ordenen/classificeren en zoeken

Waardenlijsten zijn belangrijk voor het ordenen (of: classificeren) van informatieobjecten. Of het nu gaat om waardenlijsten in de vorm van de categorieën in een classificatieschema. Of om waardenlijsten in de vorm van registraties, met daarin entiteiten zoals medewerkers, organisaties, gebouwen, kadastrale eenheden, voertuigen enzovoort. Nadat metagegevens uit zulke waardenlijsten zijn toegevoegd aan een informatieobject, krijgen de metagegevens het karakter van 'labels'. Door die labels kan men zien waar het informatieobject bij hoort, of waar het over gaat. De informatieobjecten zijn daarmee geordend.

Ook voor het zoeken van informatieobjecten, kan het ordeningsmechanisme dat zit in de metagegevens (c.q. de labels of tags) van informatieobjecten worden gebruikt. De zoekfunctie kan daarop worden gebaseerd. De gebruiker kan dan bij het zoeken kiezen voor trefwoorden bij dezelfde soorten metagegevens. En uit de waardenlijsten die eerder zijn gebruikt bij het opslaan van de gezochte informatieobjecten. Zo'n zoekfunctie werkt beter en sneller dan een zoekfunctie waarbij de gebruiker eigen - willekeurige - trefwoorden kan intikken. Er is dan vaak geen 1:1 match.

Een simpel voorbeeld is het toevoegen van metagegevens over de categorieAanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschema.-indeling van een informatieobject naar zijn functie (bijvoorbeeld: notulen of verslag van een vergadering). Als de waardenlijst daarvoor onder andere de categorie 'vergaderverslag' bevat, dan kan men dat als metagegeven toevoegen. Maakt een gebruiker bij het zoeken gebruik van een zoekfunctie gebaseerd op die waardenlijst, dan zal hij kiezen voor 'vergaderverslag'. Dat maximaliseert de kans op een passende match; de gebruiker kan immers niet zoeken op een eigen trefwoord als 'notulen' of 'vergadernotulen'. 

Vertaalschema's

Soms gaat een zoekfunctie niet alleen uit van verschillende (of geen) waardenlijsten. Maar ook van andere metagegevens dan de metagegevens die zijn opgeslagen bij de informatieobjecten. Dat is nogal eens het geval, onder meer omdat standaard-metagegevensschema's op enig moment worden vervangenReproductie van records met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke records te kunnen overgaan. door nieuwere. Gaat de zoekfunctie dan uit van de actuele standaard, terwijl gezocht wordt naar informatieobjecten met metagegevens op basis van de oude standaard, dan groeit de kans dat de gebruiker niet vindt wat hij zoek. Voor dat soort situaties moeten er vertaalschemaInstructie hoe metagegevens die voldoen aan metagegevensschema A, vertaald kunnen worden naar metagegevens die voldoen aan metagegevensschema B.'s zijn, zie Eis 23. De vraag kan rijzen of vertaalschema's wel echt nodig zijn; zoekfuncties (oftwel: zoekmachines) zijn toch slim genoeg om die  - vaak kleine - verschillen op te vangen? Het antwoord daarop is simpel: zoekmachines hebben daar juist vertaalschema's voor nodig. 


Bronverwijzingen

Bronnen die deze eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. - op het niveau van eisen in wet- en regelgeving en overheidsstandaarden - onderbouwen zijn:

Publicatiestatus

Vervallen

Kwaliteitscriteria


wiki Nationaal Archief