Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Bewaartermijn

DUTO wiki > Begrippen > Bewaartermijn

Definitie

De termijn waarna de zorgdragerDegene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. moet vernietigenProces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. dat voor vernietiging in aanmerking komt.

Toelichting

Bij een bewaartermijnDe termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt. hoort een datum waarop die termijn begint te lopen. In de praktijk is dat veelal de datum waarop het bronprocesHet werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt. of de zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. waar het informatieobject bij hoort, wordt afgesloten. Soms laat men de bewaartermijn veel later beginnen. Bijvoorbeeld bij een aanstellingsbesluit over het in dienst nemen van een medewerker; vernietiging van zo'n besluit na 20 of 30 jaar is niet praktisch. De medewerker kan immers wel 45 jaar in dienst blijven. Men kan er dan voor kiezen de bewaartermijn te laten ingaan bij uitdiensttreding. Kiest men dan bijvoorbeeld voor een bewaartermijn van 10 jaar, dan blijft het aanstellingsbesluit nog 10 jaar na uitdiensttreding bewaard. 

Bronverwijzingen

Publicatiestatus

Gepubliceerd


wiki Nationaal Archief