Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Doel en doelgroep

DUTO wiki >  Doel en doelgroep
DUTO is gemaakt voor en door informatieprofessionals. Voor een goede toepassing moet duidelijk zijn wat het doel is, wat binnen scope valt en wie met de eisen kunnen werken. Op deze pagina vind je daar meer informatie over.

Doel

Het doel van DUTO is: alle overheidsorganen hebben toetsbare eisen vastgesteld voor de duurzame toegankelijkheid van alle digitale informatie die wordt gecreëerd en ontvangen bij het uitvoeren van hun taken. Ze handhaven deze eisen bij het (her)ontwerp van hun werkprocessen en de daarbinnen gebruikte applicaties. Waarbij vaststelling en handhaving van de eisen onderdeel is van de bestaande processen voor informatiemanagement, binnen en tussen overheidsorganen.

Het beoogde effect van DUTO is dat alle overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. duurzaam toegankelijkVindbaar en bruikbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. is, doordat overheidsorganen bewuste keuzes maken in hun informatiebeheer. Er zijn meer factoren die bijdragen aan dit beoogde effect. Bijvoorbeeld de effectiviteit van het informatiemanagement en de middelen die beschikbaar zijn voor het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie. DUTO richt zich daar niet op.

Om het doel en effect te bereiken, biedt DUTO een standaard lijst met eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Op basis van deze eisen kunnen individuele overheidsorganen hun eigen eisen bepalen. Door uit te gaan van deze standaard eisen, bespaart een overheidsorgaanOrganisatie die volgens de Archiefwet 1995 een overheidsorgaan is. op het opstellen van zijn eigen eisen. Bovendien is er minder afstemming nodig met stakeholders buiten de eigen organisatie, zoals andere overheidsorganen en leveranciers. Met de standaard eisen van DUTO is er immers een gedeeld referentiekader. 

Doelgroep

DUTO is bedoeld voor alle informatieprofessionals die betrokken zijn bij het (her)ontwerp van werkprocessen en de daarbij gebruikte applicaties. Inclusief de fase waarin organisaties zich oriënteren op mogelijk (her)ontwerp van bestaande of nieuwe werkprocessen en applicaties. Bijvoorbeeld als onderzocht wordt welke verbeteringen van toegankelijkheid gewenst zijn, en wat de impact daarvan is. 

De directe doelgroep van DUTO zijn de mensen die de eisen (requirements) die gesteld worden aan werkprocessen en applicaties, opstellen en vertalen naar de ontwerpen (beschrijvingen) voor nieuwe en gewijzigde werkprocessen en applicaties. Dit zijn bijvoorbeeld adviseurs, procesanalisten, informatieanalisten, architecten en ontwerpers. De directe doelgroep kan bij haar werk gebruik maken van de inhoud van DUTO.

De indirecte doelgroep van DUTO zijn de eigenaren en managers van de werkprocessen en applicaties. Zij nemen de besluiten over de eisen en ontwerpen en zien er op toe dat deze besluiten worden uitgevoerd. De indirecte doelgroep zal DUTO niet zelf gebruiken. Maar kan wel opdracht geven om DUTO toe te passen. 

Toegankelijkheid 'by design'

Overheidsinformatie is bij voorkeur duurzaam toegankelijk vanaf het moment dat het ontstaat. Dan hebben de meeste gebruikers er profijt van. Vaak is het ook goedkoper om toegankelijkheid meteen bij ontstaan te regelen. Want hoe langer er wordt gewacht, des te groter de kans dat de benodigde kennis en techniek niet meer beschikbaar zijn en er kostbare herstelacties nodig zijn. De toepassing van DUTO richt zich daarom op het moment dat de werkprocessen en applicaties worden bedacht, oftewel ontworpen. Dit wordt toegankelijkheid 'by design' genoemd.

Binnen scope

DUTO is van toepassing op alle overheidsorganen. Hieronder worden verstaan alle organisaties die volgens de Archiefwet een overheidsorgaan zijn. Dit zijn de ministeries, Hoge Colleges van Staat, het Kabinet der Koning, de provincies, de gemeenten, de waterschappen, zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties (PBO’s) en privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen die bekleed zijn met enig openbaar gezag.

DUTO is van toepassing op alle digitale informatie die een overheidsorgaan creëert en ontvangt bij het uitvoeren van zijn taken. Dit is de informatie die de Archiefwet 1995 aanduidt als 'archiefbescheidenInformatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995.'. Het gaat om informatie ongeacht de inhoud, de procesfase, het beheerregime, bewaartermijnDe termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt., de technische vorm, totstandkoming of de applicaties waarmee de informatie beheerd wordt. Zie voor een nadere toelichting 'Wat is duurzaam toegankelijke overheidsinformatie'.

DUTO is van toepassing op alle overheidsinformatie ongeacht de applicatie waarmee het bewaard en beheerd wordt. Niet alleen de archiefbeheerapplicaties die speciaal zijn ingericht voor het duurzaam beheer van informatie, zoals recordsmanagement systemen (RMA's) en digitale depots. Maar ook de applicaties die gebruikt worden bij het uitvoeren van werkprocessen, zoals e-mailvoorzieningen, databases, zaaksystemen, personeelssystemen, websites en social media. Dit punt volgt uit het voorgaande, maar wordt extra benadrukt om te voorkomen dat DUTO alleen wordt toegepast op archiefbeheerapplicaties.

Buiten scope

DUTO doet geen uitspraken over de aard en invulling van de informatiebeheerprocessen en de daarbij gebruikte applicaties. DUTO bevat alleen eisen die relevant zijn vanuit het perspectief van van de gebruikers van overheidsinformatie. Daarmee is alleen het 'wat' vastgelegd, niet het 'waarmee' of het 'hoe'. Daarmee laat DUTO maximale vrijheid aan de implementatie van de eisen, zo lang gebruikers maar duurzaam toegangRecht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie. hebben tot overheidsinformatie. Wel bevat DUTO implementatieadviezen en voorbeelden voor het realiseren van het 'waarmee' en 'hoe'. Deze worden verzameld bij het toepassen van DUTO in de praktijk.

DUTO doet geen uitspraken over de manier waarop een overheidsorgaan sturing geeft aan de implementatie van de DUTO-eisen. Uitgangspunt is dat elk overheidsorgaan beschikt over effectieve processen voor informatiemanagement waarbinnen de implementatie van DUTO plaatsvindt. Het is onwenselijk daar een afzonderlijke vorm van sturing naast te zetten, of eigen normen voor sturing te hanteren.

DUTO is niet bedoeld voor bestaande informatie. De DUTO-eisen zijn bedoeld om toe te passen bij het (her)ontwerp van werkprocessen en applicaties. Implementatie van deze eisen heeft niet altijd effect op bestaande informatie. Voor deze informatie moet van geval tot geval bekeken worden welke maatregelen noodzakelijk en mogelijk zijn. De eisen van DUTO kunnen daarbij wel als uitgangspunt dienen. 

DUTO is niet bedoeld voor niet-digitale informatie. Deze beperking vloeit voort uit het voorgaande punt. De overheid heeft als beleid om op korte termijn volledig digitaal te werken. Daarom zal nieuwe informatie vrijwel altijd digitaal zijn. En waar niet-digitale informatie wordt uitgewisseld, zal deze gedigitaliseerd worden. Voor het verbeteren van de toegankelijkheid van niet-digitale informatie kan DUTO wel als uitgangspunt dienen. Maar er zullen mogelijk ook maatregelen nodig zijn die niet uit DUTO volgen.


wiki Nationaal Archief