Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Eis 11 - Metagegevens

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Eis 11 - Metagegevens
DUTO-0013info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

De weergavePresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie. en exportPresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor machinale interpretatie. van elk informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. bevat minimaal volledige en actuele metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven. zoals voorgeschreven in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.

Doel

Verhogen van de vindbaarheid en bruikbaarheid van het informatieobject. Zie verder de beschrijving bij de afzonderlijke metagegevenselementen in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.

Toelichting

Zie de toelichting op de Richtlijn.

Omdat DUTO geen uitspraak doet over de manier waarop informatieobjecten zijn vastgelegd, wordt alleen geëist dat de weergave en export van een informatieobject alle vereiste metagegevens bevatten. Het is dus niet noodzakelijk dat de metagegevens  op dezelfde manier zijn vastgelegd. Het is mogelijk dat de metagegevens pas bij het maken van een weergave of export worden bepaald. Bijvoorbeeld door ze af te leiden van andere (meta)gegevens die zijn vastgelegd.

De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar krijgt een nadere vertaling in een Toepassingsprofiel. Dat profiel moet zowel zijn toegesneden op de informatiebehoefte van  de organisatie zelf, als die van de samenleving. Hiervoor zijn twee algemene toepassingsprofielen ontwikkeld:

Op basis van deze toepassingsprofielen kan een organisatie zijn eigen toepassingsprofiel definiëren.

Implementatieadvies

  1. Baseer het eigen Toepassingsprofiel op Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid of het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
  2. Voeg metagegevens zo veel als mogelijk automatisch toe. Dat voorkomt menselijke fouten. Veel metagegevens kunnen automatisch gegenereerd worden uit gegevens die toch al aanwezig zijn in het informatieobject of zijn beheeromgevingGeheel van voorzieningen waar een beheerder over kan beschikken om informatie te beheren.. Bijvoorbeeld doordat er gebruik is gemaakt van een template waar bepaalde metagegevens al op een vaste plaats zijn ingevuld.
  3. Waar metagegevens handmatig toegevoegd moeten worden, zijn er duidelijke instructies hoe en door wie dat moet gebeuren. 
  4. Voeg metagegevens toe vanuit het bronprocesHet werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt., direct bij het creëren van de informatie. Hoe later metagegevens worden toegevoegd, hoe groter de kans op fouten en/of hoge kosten.
  5. Controleer routinematig of de metagegevens van informatieobjecten voldoen aan de Richtlijn.

Bronverwijzingen

  • Archiefregeling: artikel 19. Hierin wordt niet de Richtlijn zelf voorgeschreven, maar wel een aantal metagegevens die ook voorkomen in de Richtlijn.
  • Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (Deel II): "De Richtlijn Metadata voor overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. is dan ook een onderdeel van de toolkit van de Baseline."

Publicatiestatus

Gepubliceerd



wiki Nationaal Archief