Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Beheerhandelingen (Vervallen)

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Beheerhandelingen (Vervallen)
DUTO-0038info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Daar waar beheer niet zonder acceptabel kwaliteitsverlies geautomatiseerd kan verlopen, worden beheerhandelingen handmatig uitgevoerd conform een daarvoor vastgestelde beschrijving.

Toelichting

Reden vervallen: implementatiekeuze.

Soms zijn aanvullende handmatige beheerhandelingen nodig. Onder andere bij het waarderen en selecteren van te bewaren informatieobjecten. Zijn er van een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. meerdere versies, dan is het maken van de keuze 'wel of niet bewaren' lastig te automatiseren. Daarvoor is dan beoordeling door een mens nodig.

Alleen een ambtenaar die bij het procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak. betrokken is, kan bijvoorbeeld beoordelen of het gaat om louter een werkversie van een informatieobject (niet bewaren) of om een versieEen afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan. waarover een belangrijke discussie is gevoerd (wel bewaren). Zie ook Eis 32, waarin het selecteren van meerdere versies wordt toegelicht. Een ander voorbeeld is het waarderen en selecteren van e-mail. Ook dat is nauwelijks zo te automatiseren dat het voldoende selectief werkt. In de praktijk is het de behandelend ambtenaar die - als eerste eigenaar van e-mailberichten - zicht heeft op die berichten en de waarde ervan kan beoordelen. Is er in een overheidsorganisatie sprake van (aanvullende) handmatige beheerhandelingen, dan moeten die zijn uitgeschreven op het niveau van een instructie. Zo nodig worden medewerkers hierin geschoold en begeleid.


Bronverwijzingen

De DUTO-redactie vond geen bronnen die deze eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. onderbouwen op het niveau van eisen in wet- en regelgeving en overheidsstandaarden.

Overweging

De eerder genoemde bron Archiefbesluit, artikel 5 en daarvan punt 14 bestaat niet. Van artikel 5 bestaan wel de punt 1 en 2, maar die gaan voornamelijk over eisen mbt. de selectielijstBeschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden. en hoe die tot stand dient te komen.

Publicatiestatus

Vervallen

Kwaliteitscriteria


wiki Nationaal Archief