Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Eis 3 - Vastgestelde selectielijst

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Eis 3 - Vastgestelde selectielijstBeschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.
DUTO-0032info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Er is een vastgestelde Selectielijst waarin is beschreven hoe lang informatieobjecten bewaard worden.

Doel

Gebruikers hebben inzage in de termijn dat informatieobjecten toegankelijk zijn. Op basis daarvan kunnen belanghebbenden, zo nodig, bezwaar maken bij de zorgdragerDegene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. of zelf maatregelen nemen om informatie langer beschikbaar te houden.

Toelichting

Er is een vastgestelde selectielijst met daarin een systematische opsomming van categorieën informatieobjecten die in aanmerking komen voor blijvende bewaring of voor vernietiging na het aflopen van een (gespecificeerde) bewaartermijnDe termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt..

De organisatie bepaalt niet bij elk informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. afzonderlijk of en hoe lang het bewaard moet worden. De organisatie legt die keuze vast per categorieAanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschema. informatieobjecten: moet deze categorie worden bewaard en zo ja, blijvend of met een bewaartermijn waarna wordt vernietigd? Dat resulteert in een selectielijst. Na vaststelling is deze lijst onderdeel van de inrichting van het informatiebeheer van de organisatie. De organisatie gebruikt deze lijst bij de uitvoering van alle processen. Komt in een procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak. een informatieobject beschikbaar, dan volgt uit de selectielijst of het object blijvend bewaard of vernietigd moet worden na afloop van de bewaartermijn uit de lijst. 

Een selectielijst geeft inzicht. Maar zij geeft geen antwoord op de vraag hoe om te gaan met meerdere versies van een informatieobject. Daarom hieronder enkele aanwijzingen aan de hand van een voorbeeld van een informatieobject met meerdere versies.

Implementatieadvies

Voorbeelden

  • Van een tekstdocument ontstaan in de loop der tijd meerdere versies (werkversie, concept, vastgesteld). Het gaat hierbij om een besluit. In dat licht is de werkversie van de overheidsmedewerker waarschijnlijk weinig relevant voor het verloop van het proces en de keuzes daarin. Die versieEen afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan. komt dan niet in aanmerking voor (blijvende) bewaring. Maar de conceptversie die uitgebreid is besproken en/of ter visie is voorgelegd, komt wel in aanmerking voor (blijvende) bewaring. Welke versie(s) wel of niet bewaard moeten blijven, is een keuze binnen het werkproces. Want het zijn keuzes die moeilijk vooraf en als een vaste parameter zijn vast te leggen. Die keuzes moet men vaak 'handmatig' (= niet geautomatiseerd) maken. In de praktijk zal dat gebeuren door een behandelend ambtenaar. Die kent de contextDe entiteiten die direct en/of indirect de inhoud, structuur en wijze van bevraging van een informatieobject bepalen. en kan de verschillende versies beoordelen. Dat neemt niet weg dat er wel algemene richtlijnen nodig zijn voor dit soort situaties. Het is van belang dat die ook worden opgenomen in de selectielijst(en). Hoe lang die versies van een informatieobject moeten blijven, daar is wel een regel voor te geven: de te bewaren versies moeten even lang bewaard worden. Dus zegt de selectielijst dat het besluit uit het voorbeeld tien jaar bewaard moet blijven, dan geldt die bewaartermijn voor alle andere versies die worden bewaard.
  • Een overzicht van vastgestelde selectielijsten.
  • Voorbeelden van collectief opgestelde selectielijsten zijn:

Bronverwijzingen

  • Archiefwet 1995, artikel 5 zegt dat de zorgdrager verplicht is tot het ontwerpen van een (of meer) selectielijst(en). Het kunnen er dus ook meer zijn, maar vaak is er één lijst voor de hele organisatie. Het ontwikkelen van een selectielijst gebeurt soms in collectief verband. Voor gemeenten bijvoorbeeld gebeurt dat door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

Publicatiestatus

Gepubliceerd

Kwaliteitscriteria


wiki Nationaal Archief