Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Eis 12 - Vernietiging

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Eis 12 - Vernietiging
DUTO-0034info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Informatieobjecten worden niet eerder en niet later vernietigd dan is aangeven in de selectielijstBeschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.. Na vernietiging van een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. is er een verklaring van vernietigingEen verklaring of proces-verbaal waarin de vernietiging van informatieobjecten wordt vastgelegd. beschikbaar.

Doel

Gebruikers kunnen er op vertrouwen dat informatieobjecten toegankelijk blijven zolang als is toegezegd. Tegelijkertijd kunnen belanghebbenden erop vertrouwen dat informatieobjecten niet langer worden bewaard dan is toegezegd.

Toelichting

Als informatieobjecten in aanmerking komen voor vernietiging na afloop van de bewaartermijnDe termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt., dan moet dat volgens de wet ook gebeuren. Vernietigen is dus een verplichting. Waarbij de vernietiging wordt gedocumenteerd zodat de overheidsorganisatie zich hierover kan verantwoorden. De wettelijke verplichting tot vernietiging geldt voor alle informatieobjecten. Van deze eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. mag dus niet afgeweken worden voor bepaalde risicoklassen. Merk op dat bij een wijziging van gegevens van een informatieobject er een nieuwe versie van dat informatieobject ontstaat. Verschillende versies zijn verschillende informatieobejcten. Dat betekent dat bij een wijziging de voorgaande versieEen afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan. niet zondermeer overschreven mag worden, want dat is een vorm van vernietigenProces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden.. Informatieobjecten mogen alleen overschreven worden als op grond van de selectielijst de voorgaande versie vernietigd mag worden. Dit is een aandachtspunt bij digitale informatie. Veel beheerapplicaties beschikken namelijk niet over functionaliteit om voorgaande versies te bewaren.

Implementatieadvies

  • De bewaartermijn is vastgelegd in de metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven. van een informatieobject.
  • Het aflopen van die termijn wordt automatisch gesignaleerd, waarna vernietiging volgt.
  • Maak voor informatieobjecten waarvan automatische signalering niet mogelijk met de beheerders duidelijke afspraken over vernietiging. En controleer deze.
  • De verklaring van vernietiging is beschikbaar via de hyperlinks die eerder verwezen naar de weergavePresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie. van het informatieobject.
  • Voer versiebeheer in de applicaties waarmee informatieobjecten worden beheerd. Zodat ook voorgaande versies toegankelijk blijven zolang als noodzakelijk. Als dat niet mogelijk is, exporteer dan bij een wijziging de voorgaande versie naar een archiefapplicatie.

Bronverwijzingen

Overweging

De formulering van deze eis geeft aan dat het gaat om de staat van 'het vernietigd zijn' van een informatieobject. Niet om de daartoe uit te voeren acties.

Publicatiestatus

Gepubliceerd

Kwaliteitscriteria



wiki Nationaal Archief