Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Eis 13 - Overbrenging

DUTO wiki > DUTO:Eisen > Eis 13 - Overbrenging
DUTO-0036info.pngHet permanent ID is een volgnummer. Dit is een aanduiding die niet verandert bij nieuwe versies van de DUTO kwaliteitseisen.

Eis

Een blijvend te bewaren informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. wordt binnen twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Doel

Gebruikers kunnen er op vertrouwen dat blijvend te bewaren informatie ook in de toekomst toegankelijk is en, op termijn, openbaar wordt.

Toelichting

Overbrengen is een juridisch begrip waarmee wordt aangeduid dat het overgebrachte informatieobject aan bepaalde eisen van de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling moet voldoen. Zo is overgebrachte informatie in principe openbaar en zijn er geen kosten verbonden aan raadpleging. Overbrengen naar een archiefbewaarplaatsEen bij of volgens de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats die het beheer van blijvend te bewaren overheidsinformatie als taak heeft en daarin gespecialiseerd is. betekent dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van blijvend te bewaren informatie wordt belegd bij een speciaal daarvoor ingerichte organisatie. Dit is noodzakelijk omdat niet alle overheidsorganisaties er op zijn ingesteld informatie voor eeuwig te bewaren. Overbrenging betekent niet noodzakelijk dat een informatieobject fysiek verplaatst wordt naar een andere applicatie of dat de verantwoordelijkheid overgedragen wordt naar een andere organisatie. Zolang maar aan de wettelijke eisen wordt voldaan die aan overbrengingVerplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen gesteld worden. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor gemeentelijke informatie na overbrenging bij de gemeente. Die gemeente kan ervoor kiezen informatie in dezelfde applicatie te bewaren als voor de overbrenging.

Implementatieadvies

  • Signaleer automatisch welke informatieobjecten voor overbrenging in aanmerking komen.
  • Maak vooraf afspraken over overbrenging met de toekomstige beheerder. Bijvoorbeeld het Nationaal Archief, een Regionaal Historisch Centrum of een gemeentearchief. Hiermee wordt voorkomen dat noodzakelijke beheerhandeling op het moment van overbrenging niet meer mogelijk zijn.
  • Sluit applicaties waarin blijvend te bewaren informatieobjecten beheerd worden zo snel mogelijk technisch aan op de applicatie waarin de informatieobjecten na overbrenging beheerd worden.
  • Breng informatieobjecten eerder dan na twintig jaar over als dat mogelijk is. Hoe eerder informatie wordt overgebracht, hoe minder inspanning overbrenging vergt.

Voorbeelden

  • Een applicatie die speciaal bedoeld is voor blijvende bewaring van digitale informatie wordt wel een digitaal depotHet geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale informatie mogelijk maakt. of e-dopot genoemd. Meer informatie daarover staat onder ander op http://www.noraonline.nl/wiki/E-Depot

Bronverwijzingen

  • Archiefwet 1995, artikel 12.1. Dat artikel zegt: "De zorgdragerDegene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. brengt de archiefbescheidenInformatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995. die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats".

Publicatiestatus

Gepubliceerd

Kwaliteitscriteria



wiki Nationaal Archief