Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Informatieobject

DUTO wiki > Begrippen > Informatieobject

Definitie

Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.

Toelichting

Een informatieobjectEen op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. is een verzameling aan elkaar gerelateerde gegevens die als eenheid wordt behandeld. Vanuit het perspectief van DUTO betekent dit dat een informatieobject als eenheid aan de gebruikers wordt gepresenteerd. Informatieobjecten zijn de eenheden van informatie waar de DUTO-eisen betrekking op hebben. Bijvoorbeeld zoekresultaten verwijzen naar informatieobjecten, informatieobjecten kunnen opgevraagd worden, informatieobjecten hebben metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven., etcetera. Een "eigen identiteit" betekent dat een informatieobject een naam of identificatiekenmerkUniek kenmerk van een entiteit. heeft waardoor het te onderscheiden is van andere informatieobjecten. Hiermee kan een gebruiker eenduidig verwijzen naar het informatieobject.

Een organisatie kan de door haar beheerde informatie op verschillende manieren indelen in informatieobjecten. Daar zijn geen vaste regels voor, het is een keuze van de organisatie. Die keuze is niet vrijblijvend. De indeling van informatie in informatieobjecten bepaalt immers welke maatregelen er nodig zijn om aan de DUTO-eisen te voldoen. De indeling ligt meestal voor de hand, op basis van de wijze waarop informatie wordt gemaakt, beheerd en gebruikt. Bijvoorbeeld: in een applicatie voor het verwerken van vergunningaanvragen zullen de aanvragen en de beschikkingen informatieobjecten zijn.

Een informatieobject kan samengesteld zijn uit kleinere informatieobjecten. Dit wordt een aggregatie genoemd. Bijvoorbeeld het dossier van een vergunningaanvraag is een aggregatieEen informatieobject dat is samengesteld uit andere informatieobjecten (de componenten van de aggregatie)., met daarin de aanvraag, beschikking en alle andere relevante informatieobjecten. Ook een website wordt dan beschouwd als een informatieobject die een verzameling kleinere informatieobjecten (de webpagina's) omvat. 

Een informatieobject wordt bewaard en beheerd in een beheeromgevingGeheel van voorzieningen waar een beheerder over kan beschikken om informatie te beheren. (zie afbeelding). Een beheerapplicatie beschikt over presentatiefuncties waarmee gebruikers (mensen en machines) vanuit een gebruiksomgevingGeheel van voorzieningen waar een gebruiker (mens of machine) over kan beschikken om toegang te krijgen tot informatie. toegangRecht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie. kunnen krijgen tot het informatieobject. In DUTO wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen een weergavePresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie. (een presentatie geschikt voor menselijke interpretatie) en een exportPresentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor machinale interpretatie. (een presentatie geschikt voor machinale interpretatie). Merk op dat als de gebruiker beschikt over een geschikte viewer, een export in de gebruiksomgeving kan worden omgezet naar een weergave. Een rechtstreekse weergave vanuit de beheeromgeving is dan niet noodzakelijk.

Informatieobject - r3.png

Omdat voor DUTO alleen de gebruiksmogelijkheden tellen,  doet DUTO geen uitspraak over de manier waarop een informatieobject is vastgelegd en wordt beheerd in de beheeromgeving. Informatieobjecten zijn op veel verschillende manieren vastgelegd, en er komen voortdurend nieuwe manieren bij. Een informatieobject kan vastgelegd zijn als bestand of in een database. Het kan verspreid zijn over meerdere fysieke locaties. En het hoeft zelfs niet als zodanig vastgelegd te zijn. Een webpagina wordt bijvoorbeeld vaak pas gemaakt door een Content Management Systeem (CMS) als de pagina wordt opgevraagd. Informatie wordt veelvuldig gekopieerd. Bijvoorbeeld bij back-ups of bij caching van gegevens omwille van de snelheid in een zoekmachine of browser. Een kopie van gegevens wordt in principe niet beschouwd als een zelfstandig informatieobject, maar als onderdeel van de vastlegging van een informatieobject. Een kopie is alleen een afzonderlijk informatieobject als het als zodanig voor de gebruikers beschikbaar is. 

Voorbeelden

Brief, e-mail, video, website (aggregatie), webpagina, tweet, subsidieaanvraag, vergunning, dossier (aggregatie).

Bronverwijzingen

De DUTO-definitie van ‘informatieobject’ is afkomstig uit de NORA. De NORA-definitie is afgeleid van de definitie uit de NEN 2082: "Geheel van gegevens met een eigen identiteit". Deze definitie mist de toevoeging "Op zichzelf staand", maar is daarmee niet strijdig met de definitie uit NORA.

Het DUTO-begrip informatieobject is vergelijkbaar met ‘document’ uit de ANV ("Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een of meer gegevensdragers.") of  ISO 15489 ("Vastgelegde informatie die of vastgelegd object dat als eenheid kan worden behandeld".) DUTO gebruikt het begrip 'informatieobject' in plaats van 'document' omdat ‘document’ vaak wordt geassocieerd met papier of met een digitaal bestand. 

OAIS (een standaard voor archiefbeheersystemen) hanteert een afwijkende definitie van het begrip 'informatieobject': "A data object together with its representation information." Waarin een (digitaal) data object een "An object composed of a set of bit sequences" is. En 'representation information' de "information that maps a Data Object into more meaningful concepts." Beide definities lijken verschillend, maar zijn goed te verenigen. De OAIS-definitie benadrukt de fysieke vorm (bit sequences) en de noodzaak om vast te leggen hoe de data geïnterpreteerd moet worden (representation information). De DUTO-definitie laat de fysieke vorm in het midden en stelt in de definitie geen eisen aan de representation information. Dat laatste kan alsnog als losstaande DUTO-eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. opgenomen worden. Het ligt voor de hand dat onder te brengen in de eisen aan de metagegevens (via de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie). De OAIS-definitie past bij het perspectief van OAIS dat zich richt op het beheer van blijvend te bewaren informatie in een archiefbeheersysteem. Waar DUTO zich richt op het gebruik van blijvend en tijdelijk te bewaren informatie in een willekeurige applicatie. DUTO is dus ook van toepassing als een informatieobject (nog) niet is opgenomen in een archiefbeheersysteem. Op het moment dat een informatieobject vanuit een willekeurige applicatie opgenomen wordt in een OAIS-archiefbeheersysteem moet het ook voldoen aan de OAIS-definitie.

Publicatiestatus

Gepubliceerd
wiki Nationaal Archief