Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Proces

DUTO wiki > Begrippen > Proces

Definitie

Samenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.

Toelichting

Overheidsinformatie komt voort uit de uitvoering van de taken van de overheid. De reden om overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. duurzaam toegankelijkToegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard. te maken, is dat de overheidsinformatie die taakuitvoering beschrijft. De werkprocessen van de overheid vormen daarmee de basis van de informatie waarop DUTO van toepassing is. Informatie die voortkomt uit werkprocessen wordt dan ook wel 'procesgebonden informatie' genoemd.

Werkprocessen kunnen onderscheiden worden op verschillende niveaus. Zo kent een organisatie op het hoogste niveau het primaire procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak., het besturende proces en het ondersteunende proces. Daaronder vallen werkprocessen zoals handhaving, beleidsvorming, inkoop en huisvesting. Ook die kunnen weer verder worden opgedeeld. 

ISO 23091-2 (standaard voor metagegevensGegevens die een informatieobject beschrijven.) onderscheidt bijvoorbeeld de volgende niveaus: * Transactie: de kleinste eenheid van een bedrijfsactiviteit.

  • Proces: de belangrijkste taken die door een organisatie worden uitgevoerd om al haar functies te vervullen. Een proces moet gebaseerd zijn op een samenhangende groepering van transacties die tot een enkelvoudig resultaat leidt.
  • Functie: functies vertegenwoordigen de belangrijkste verantwoordelijkheden die door een organisatie worden beheerd om haar doelstellingen te bereiken. 
  • Functiegebied: een maatschappelijk recht of verantwoordelijkheid die buiten de grenzen van een organisatie valt.


Voor de indeling van werkprocessen en de niveaus die daarbij worden onderscheiden, zijn geen vaste regels te geven. Het is een keuze van de organisatie zelf, die afhangt van wat als samenhangend wordt beschouwd en wat de taken van de organisatie zijn. Meestal volgt de indeling van werkprocessen vanzelf uit de manier waarop een organisatie is ingericht en de taken die zij uitvoert. Merk op dat dezelfde activiteiten soms onder meerdere werkprocessen kunnen vallen. Bijvoorbeeld: het beantwoorden van één specifieke Kamervraag door ministerie X is een werkproces. Het valt onder het werkproces 'het beantwoorden van alle Kamervragen' van ministerie X. Beide zijn werkprocessen die van elkaar onderscheiden kunnen worden.

Voorbeelden

Verstrekken van een vergunning. Beheren van een beleidsdossier. Afhandelen van een klacht. Inkoopaanbesteding. Beantwoorden van een Kamervraag.

Bronverwijzingen

Archiefregeling.

Publicatiestatus

Gepubliceerd
wiki Nationaal Archief