Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Verantwoording

DUTO wiki >  Verantwoording
Deze pagina beschrijft de aanleiding van DUTO, de opdracht die de basis vormt voor de ontwikkeling van dit instrument en de sturing op DUTO.


Aanleiding

Overheidsorganen zijn op basis van de Archiefwet verplicht maatregelen te nemen om digitale informatie toegankelijk te maken en houden. Dat geldt voor alle vormen van digitale informatie die ontstaan bij het uitvoeren van overheidstaken, zoals tekstdocumenten, filmpjes, e-mails, websites, databasegegevens en tweets. Herhaaldelijk is vastgesteld  dat de toegankelijkheid van digitale overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. nog niet op orde is. Deels komt dat doordat bij overheidsorganen onvoldoende urgentie gevoeld wordt om tot actie over te gaan. Daarbij weet men vaak niet welke concrete acties ondernomen moeten worden of de voorzieningen ontbreken. En hoewel er de afgelopen decennia veel geschreven is over wat nodig is, blijkt de praktische bruikbaarheid daarvan te beperkt en de toepassing te vrijblijvend. DUTO geeft invulling aan een breed gevoelde behoefte uit het veld aan een duidelijk en praktisch overzicht welke maatregelen nodig zijn voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.


Opdracht

De ontwikkeling van DUTO is gebeurd in opdracht van de minister van OCW. In de kamerbrief 33400-VIII-168 van 9 september 2013 kondigde de minister aan dat het Nationaal Archief duurzaamheidseisen vastlegt en met de overheidsorganen afspraken maakt over de implementatie: “Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. De voortgang van de afspraken zal deel uitmaken van de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.”

In de reacties van de minister voor Wonen en Rijksdienst op het eindrapport van de tijdelijke commissie ICT-projecten, is opgenomen dat na oplevering de implementatie voortvarend wordt opgepakt. Uit de brief van de minister voor Wonen en Rijksdienst van 30 januari 2015 aan de Tweede Kamer: “Het Nationaal Archief zal in 2015 een pakket van eisen voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie ontwikkelen waarmee inzichtelijk wordt welke stappen ondernomen moeten worden om ook op langere termijn bij onze informatie te kunnen. Direct na oplevering zal de implementatie voortvarend opgepakt worden, zodat nog in deze kabinetsperiode belangrijke stappen gezet kunnen worden.”  

Naast het opstellen van DUTO omvat de opdracht dus ook het vastleggen van de eisen in een voorschrift voor het Rijk, en het maken van afspraken over de implementatie van deze eisen. De opdracht is gericht op het Rijk. Maar in samenspraak met de koepelorganisaties van gemeenten, provincies en waterschappen wordt DUTO zo opgesteld dat de eisen ook toepasbaar zijn voor decentrale overheden. De ontwikkeling van DUTO maakte deel uit van een breder pakket maatregelen, samengebracht in het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) van het Nationaal Archief.


Totstandkoming en praktijktoetsing

De inhoud van DUTO is gebaseerd op gezaghebbende bronnen. Zoals wet- en regelgeving, beleidsstukken, standaarden, conventies, handreikingen, best practices, wetenschappelijk onderzoek en kennis van experts. Bij elke eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. en definitie van DUTO staat een bronvermelding.

Uitleg over de relatie met wetgeving, standaarden en andere normenkaders

Totstandkoming en aanpassing van DUTO is gebeurd in verschillende verbanden, in samenwerking met vertegenwoordigers van de doelgroep van DUTO (DUTO-community). Consultatie is gebeurd middels individuele consultatie van experts, (online) discussies en (thema)bijeenkomsten.

De ontwikkeling van DUTO is gebeurd in afstemming met het tactisch beraad DUTO. Dit beraad bestond uit circa 35 (CIO) adviseurs van ministeries, ZBO's, Hoge Colleges van Staat en de koepels van de decentrale overheden. In het tactisch beraad werd kennis gedeeld, ontwikkelingen rond DUTO afgestemd en gereflecteerd op de resultaten. Vragen en antwoorden werden in het tactisch beraad besproken en zo mogelijk verwerkt in DUTO. Het tactisch beraad adviseerde ook over ingebrachte wijzigingen.

De praktijktoetsing van de bruikbaarheid van de DUTO-eisen in de praktijk is aanvankelijk gebeurd via de DUTO-scans bij zowel centrale als decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties van de overheid. Inmiddels is de DUTO-scan doorontwikkeld tot een instrument voor overheidsorganisaties die een start willen maken met de toepassing van DUTO.


Governance, beheer en status

De sturing op de ontwikkeling van DUTO gebeurde door de stuurgroep. In het Colofon vind je een overzicht van de leden van de stuurgroep en de andere betrokkenen. Op 12 januari 2017 is decharge verleend op het project DUTO en in het CIO-beraad van 22 maart 2017 is DUTO vastgesteld als handreiking.

Het beheer van DUTO is ondergebracht bij het Nationaal Archief en wordt in samenhang met het beheer op de andere kennisproducten van het Nationaal Archief uitgevoerd. Het structurele beheer op DUTO en de andere kennisproducten omvat alle activiteiten die benodigd zijn voor het bevorderen van het gebruik en het verbeteren van de inhoud.

De sturing op DUTO en de andere kennisproducten gebeurt door de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief. De Standaardisatieraad bestaat uit centrale en decentrale archiefvormers en archiefinstellingen op directie- en/of CIO niveau met ervaring in het primair procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak. en vertegenwoordigt de belangen van organisaties die gebruik maken van de kennisproducten. Zie het Colofon voor de samenstelling van de raad.

De Standaardisatieraad:

  • Prioriteert de inhoudelijke thema's waar het beheer van de kennisproducten zich op richt
  • Stelt nieuwe en gewijzigde kennisproducten vast. Daarbij beoordeelt de raad of de gevolgde procedure zorgvuldig is geweest. Zodat voldoende rekening is gehouden met input van de gebruikers en experts, op basis van adviezen van werkgroepen en openbare reviews.
  • Adviseert het Nationaal Archief met betrekking tot het werkplan waarin de beheeractiviteiten nadere worden ingevuld
  • Draagt, waar gewenst, kennisproducten ter vaststelling als standaard voor aan daartoe bevoegde organen. Merk op dat de Standaardisatieraad zelf niet de bevoegdheid heeft om standaarden op te leggen aan overheidsorganisaties.
  • Geeft signalen vanuit de verschillende achterbannen door en treedt omgekeerd op als ambassadeurs voor de kennisproducten naar de achterbannen.


Permanente bèta

DUTO is een zogenaamde permanente bèta. Dat wil zeggen dat de DUTO-eisen terwijl ze gebruikt worden, blijvend in ontwikkeling zijn. De openbare review is een continu proces: de doelgroep kan op elk moment inhoudelijke verbetervoorstellen kan doen en praktijkervaringen toevoegen. Op deze manier is DUTO een zich constant verbeterend instrument. Vergelijk het met de manier waarop internetdiensten voortdurend verbeterd worden. Beschikbaarstelling als permanente bèta heeft als voordeel dat (nieuwe) inzichten in DUTO zo snel mogelijk meegenomen kunnen worden in het gebruik, en direct in de praktijk kunnen worden getoetst. Dat voorkomt een lang en bureaucratisch afstemtraject voorafgaand aan ingebruikname. Gebruik in de praktijk leidt doorgaans tot snellere verbeteringen van een instrument dan enkel debat over de inhoud ervan.


Versiebeheer

Het versiebeheer onderscheid twee soorten wijzigingen:

  • Grote wijzigingen: Wijzigingen die de betekenis van de DUTO-eisen veranderen. Dit zijn:
    • De definitie van de eisen en begrippen.
    • Het doel van de eisen
    • De toelichting op de eisen en begrippen (uitgezonderd verduidelijking)
    • De publicatiestatus van de eisen en begrippen
    • De inhoud van de pagina "Doel, doelgroep, scope en status DUTO" (deze pagina).
    • Wijzigingen door het Tactisch Beraad aangemerkt als grote wijziging.
  • Kleine wijzigingen: Alle overige wijzigingen. Dit zijn wijzigingen die de betekenis van de DUTO-eisen niet veranderen, maar ze wel duidelijker of bruikbaarder maken. Zoals het toevoegen van voorbeelden en implementatieadviezen. 

Grote wijzigingen worden hooguit eens in de zes maanden doorgevoerd, en pas na goedkeuring door de Standaardisatieraad. Kleine wijzigingen kunnen op willekeurige tijdstippen worden doorgevoerd. Bij grote wijzigingen wordt het versienummer van DUTO opgehoogd. Bij kleine wijzigingen niet.

Bekijk het Overzicht van de wijzigingen


wiki Nationaal Archief