Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

wiki Nationaal Archief

Verantwoording

DUTO wiki >  Verantwoording
Deze pagina beschrijft de aanleiding van DUTO, de opdracht die de basis vormt voor de ontwikkeling van dit instrument en de sturing op DUTO.

Aanleiding

Overheidsorganen zijn op basis van de Archiefwet verplicht maatregelen te nemen om digitale informatie toegankelijk te maken en houden. Dat geldt voor alle vormen van digitale informatie die ontstaan bij het uitvoeren van overheidstaken, zoals tekstdocumenten, filmpjes, e-mails, websites, databasegegevens en tweets. Herhaaldelijk is vastgesteld  dat de toegankelijkheid van digitale overheidsinformatieInformatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. nog niet op orde is. Deels komt dat doordat bij overheidsorganen onvoldoende urgentie gevoeld wordt om tot actie over te gaan. Daarbij weet men vaak niet welke concrete acties ondernomen moeten worden of de voorzieningen ontbreken. En hoewel er de afgelopen decennia veel geschreven is over wat nodig is, blijkt de praktische bruikbaarheid daarvan te beperkt en de toepassing te vrijblijvend. DUTO geeft invulling aan een breed gevoelde behoefte uit het veld aan een duidelijk en praktisch overzicht welke maatregelen nodig zijn voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.

Opdracht

De ontwikkeling van DUTO gebeurt in opdracht van de minister van OCW. In de kamerbrief 33400-VIII-168 van 9 september 2013 kondigt de minister aan dat het Nationaal Archief duurzaamheidseisen vastlegt en met de overheidsorganen afspraken maakt over de implementatie: “Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. De voortgang van de afspraken zal deel uitmaken van de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.”

In de reacties van de minister voor Wonen en Rijksdienst op het eindrapport van de tijdelijke commissie ICT-projecten, is opgenomen dat na oplevering de implementatie voortvarend wordt opgepakt. Uit de brief van de minister voor Wonen en Rijksdienst van 30 januari 2015 aan de Tweede Kamer: “Het Nationaal Archief zal in 2015 een pakket van eisen voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie ontwikkelen waarmee inzichtelijk wordt welke stappen ondernomen moeten worden om ook op langere termijn bij onze informatie te kunnen. Direct na oplevering zal de implementatie voortvarend opgepakt worden, zodat nog in deze kabinetsperiode belangrijke stappen gezet kunnen worden.”  

Naast het opstellen van DUTO omvat de opdracht dus ook het vastleggen van de eisen in een voorschrift voor het Rijk, en het maken van afspraken over de implementatie van deze eisen. De opdracht is gericht op het Rijk. Maar in samenspraak met de koepelorganisaties van gemeenten, provincies en waterschappen wordt DUTO zo opgesteld dat de eisen ook toepasbaar zijn voor decentrale overheden. De ontwikkeling van DUTO maakt deel uit van een breder pakket maatregelen, samengebracht in het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) van het Nationaal Archief. Ook het beheer van DUTO is ondergebracht bij het Nationaal Archief. Naast inhoudelijk beheer zal het Nationaal Archief overheidsorganen ondersteunen bij de implementatie van DUTO.

Gezaghebbende bronnen

De inhoud van DUTO is gebaseerd op gezaghebbende bronnen. Zoals wet- en regelgeving, beleidsstukken, standaarden, conventies, handreikingen, best practices, wetenschappelijk onderzoek en kennis van experts. Bij elke eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. en definitie van DUTO staat een bronvermelding.

Uitleg over de relatie met wetgeving, standaarden en andere normenkaders

Permanente bèta

DUTO is een zogenaamde permanente bèta. Dat wil zeggen dat de DUTO-eisen terwijl ze gebruikt worden, blijvend in ontwikkeling zijn. Vergelijk het met de manier waarop internetdiensten voortdurend verbeterd worden. Beschikbaarstelling als permanente bèta heeft als voordeel dat (nieuwe) inzichten in DUTO zo snel mogelijk meegenomen kunnen worden in het gebruik, en direct in de praktijk kunnen worden getoetst. Dat voorkomt een lang en bureaucratisch afstemtraject voorafgaand aan ingebruikname. Gebruik in de praktijk leidt doorgaans tot snellere verbeteringen van een instrument dan enkel debat over de inhoud ervan.

Toetsing

Totstandkoming en aanpassing van DUTO gebeurt in verschillende verbanden, in samenwerking met vertegenwoordigers van de doelgroep van DUTO (DUTO-community). Consultatie gebeurt middels individuele consultatie van experts, (online) discussies en (thema)bijeenkomsten. De openbare review is een continu procesSamenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.: DUTO wordt gepubliceerd als een permanente beta waarop de doelgroep op elk moment inhoudelijke verbetervoorstellen kan doen en praktijkervaringen kan toevoegen. Op deze manier is DUTO een zich constant verbeterend instrument.

De praktijktoetsing gebeurt in zogeheten DUTO-scans - bij centrale en decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties van de overheid. In een DUTO-scan worden de eisen getoetst op duidelijkheid en praktische bruikbaarheid. De opgedane ervaringen worden gebruikt om DUTO te verbeteren en beter te laten aansluiten op de praktijk. Ook worden in de DUTO-scans implementatie-instrumenten ontwikkeld, zoals stappenplannen. Voor de organisatie levert een DUTO-scan inzicht op in de duurzame toegankelijkheid van informatie, en concrete aanbevelingen om de duurzame toegankelijkheid te verbeteren.

De ontwikkeling van DUTO wordt afgestemd met het tactisch beraad DUTO. Dit beraad bestaat uit circa 35 (CIO) adviseurs van ministeries, ZBO's, Hoge Colleges van Staat en de koepels van de decentrale overheden. In het tactisch beraad wordt kennis gedeeld, worden ontwikkelingen rond DUTO afgestemd en wordt gereflecteerd op de resultaten. Vragen en antwoorden worden in het tactisch beraad besproken en zo mogelijk verwerkt in DUTO. Het tactisch beraad adviseert ook over ingebrachte wijzigingen.

Om praktijkervaringen snel en goed te kunnen verwerken worden de (potentiële) gebruikers van DUTO opgeroepen om te reageren op de DUTO-wiki. Hoe je je bijdrage kunt leveren, lees je in de reviewprocedure.

Status

DUTO is vastgesteld door de stuurgroep DUTO. (Zie het Colofon voor de samenstelling). DUTO heeft op dit moment nog de status van professioneel advies van de informatieprofessionals die betrokken zijn geweest bij het opstellen van DUTO aan hun collega's binnen de overheid. Een aantal overheidsorganisaties is al begonnen met de implementatie van DUTO of oriënteren zich daarop. Deze koplopers zijn een belangrijke partners voor het toetsen en verbeteren van DUTO.

DUTO wordt aan het Nationaal Beraad Digitale Overheid voorgedragen voor vaststelling als interbestuurlijke afspraak voor de hele overheid. Na deze vaststelling zal DUTO een status hebben die te vergelijken is met de 'pas toe of leg uit'-standaarden van de overheid (zie 'Over open standaarden' van het Forum Standaardisatie). Op dit moment bevindt DUTO zich in de consultatiefase voorafgaand aan de interbestuurlijke vaststelling.  Mogelijk volgt na daarna vastlegging als voorschrift in wet- en regelgeving. De termijn en scope voor vaststelling van de interbestuurlijke afspraak en het juridische voorschrift zijn nog niet bepaald. Formele vaststelling zal niet eerder dan in 2017 zijn. Eerst zullen de toepasbaarheid en effectiviteit van DUTO in de praktijk worden getoetst en waar nodig verbeterd, zodat er voldoende onderbouwing is voor formele vaststelling. 

Versiebeheer

Het versiebeheer onderscheid twee soorten wijzigingen:

  • Grote wijzigingen: Wijzigingen die de betekenis van de DUTO-eisen veranderen. Dit zijn:
    • De definitie van de eisen en begrippen.
    • Het doel van de eisen
    • De toelichting op de eisen en begrippen (uitgezonderd verduidelijking)
    • De publicatiestatus van de eisen en begrippen
    • De inhoud van de pagina "Doel, doelgroep, scope en status DUTO" (deze pagina).
    • Wijzigingen door het Tactisch Beraad aangemerkt als grote wijziging.
  • Kleine wijzigingen: Alle overige wijzigingen. Dit zijn wijzigingen die de betekenis van de DUTO-eisen niet veranderen, maar ze wel duidelijker of bruikbaarder maken. Zoals het toevoegen van voorbeelden en implementatieadviezen. 

Grote wijzigingen worden hooguit eens in de zes maanden doorgevoerd, en pas na goedkeuring door de DUTO-stuurgroep, op advies van het Tactisch Beraad (zie voor samenstelling het colofon). Kleine wijzigingen kunnen op willekeurige tijdstippen worden doorgevoerd. Op verzoek van het Tactisch Beraad kan een kleine wijziging achteraf worden teruggedraaid en als grote wijziging worden aangemerkt.

Bij grote wijzigingen wordt het versienummer van DUTO opgehoogd. Bij kleine wijzigingen niet.

Bekijk het Overzicht van de wijzigingen

Stuurgroep en redactie

Er zijn veel mensen betrokken bij de ontwikkeling van DUTO. Naast alle reviewers zijn dat onder andere de stuurgroep en de redactie. In het Colofon vind je een overzicht van de betrokkenen.


wiki Nationaal Archief